Artigo Valor Econômico - O processo de legalização de documentos

A CCIBC indica a leitura do artigo abaixo, para todos aquelas que precisam trazer para o país um documento estrangeiro. 

O processo de legalização de documentos

 Qualquer pessoa que precise trazer para o país um documento estrangeiro deve estar preparada para enfrentar uma burocracia cara e demorada. Documentos emitidos no exterior dos mais usuais, como certidões de nascimento e de óbito, diplomas, procurações e contratos, têm a sua eficácia no Brasil dificultada ao máximo pelo formalismo de um tempo que não reflete o quão dinâmico o mundo se tornou. O mesmo acontece quando é necessário que um documento originado no Brasil seja utilizado no exterior. Seu destinatário permanecerá à espera até que uma fila de carimbos sem fim seja diligentemente percorrida.

Na maior parte das vezes, o procedimento emperra no Ministério das Relações Exteriores e nos consulados, sobrecarregados pelo volume substancial de documentos submetidos a sua análise. No atual cenário, o processo de legalização configura verdadeiro desafio para operações comerciais em que o timing é de vital importância.

Na contramão de significativo número de países, incluindo os mais proeminentes em termos de negócios, o Brasil sempre relutou em adotar a Convenção da Haia Relativa à Supressão da Exigência da Legalização dos Atos Públicos Estrangeiros, de 1961, também conhecida como Convenção da Apostila. Esta convenção, que já se encontra em vigor em mais de cem Estados, visa simplificar o procedimento de legalização por meio da criação do conceito de etapa única, quer dizer, da legalização por uma única autoridade competente.

O sistema da Convenção da Apostila é compatível com a estrutura administrativa brasileira

A dinâmica é simples: o Estado expedidor atesta a autenticidade da assinatura por meio do preenchimento de um formulário padrão (apostila). Sua aposição no documento dispensa a apresentação deste perante demais repartições oficiais, seja no Estado expedidor, seja no Estado destinatário. Esse procedimento não atesta o conteúdo, somente sua existência formal e a assinatura do emitente. Uma vez apostilado, viaja sem qualquer entrave, pronto para ser utilizado nos países membros da convenção, prescindindo de formalidades adicionais.

Para ser objeto de uma apostila, o documento deve ser público, ou seja, ter sido expedido por uma autoridade de um país contratante. Igualmente, é possível a apostila de documentos privados cujas assinaturas tenham sido reconhecidas por notários. Cabe a cada Estado designar o órgão responsável pelo apostilamento, de acordo com o seu sistema interno. Busca-se, tão somente, enxugar o excesso de etapas no processo de legalização, preservando-se as tradições locais.

Para evitar fraudes, as autoridades competentes em cada um dos países signatários são obrigadas a manter um registro atualizado das apostilas emitidas. É garantido a qualquer interessado o acesso às informações ali constantes, assegurando-se ainda respostas às consultas formuladas.

Atualmente, a Conferência da Haia está em vias de modernizar a convenção, por meio da implantação de um sistema de apostilas e registros eletrônicos, visando baratear os custos e melhorar a eficiência do processo. Assim, caminha-se para a implementação da apostila eletrônica (e-apostille).

No Brasil, o Ministério da Justiça, por meio do Departamento de Recuperação de Ativos e Cooperação Internacional, tem comandado forte campanha para ratificação da convenção. No mesmo sentido, já se posicionou o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que inclusive conta com um grupo de trabalho para fazer sugestões a esse respeito, presidido pelo conselheiro Guilherme Calmon.

O sistema da convenção é perfeitamente compatível com a estrutura administrativa brasileira. A legalização da maioria dos documentos poderia ser conduzida junto aos cartórios de notas, o que facilitaria o acesso por parte da população. Também seria possível designar outros órgãos para legalização de documentos específicos, como o Ministério da Educação para diplomas em geral.

Já não é sem tempo que o país faça parte desse sistema. A conjuntura atual de negócios, famílias e patrimônios transfronteiriços demanda cada vez mais a circulação de documentos pelo mundo. E este movimento não pode ficar sujeito a entraves burocráticos.

Por tudo isso, a adesão do Brasil à Convenção da Apostila é imperativa para a melhora do ambiente de negócios, com ganhos em agilidade e segurança nas transações relativas aos contratos e aos indivíduos, e substancial economia financeira. Além disso, fortalecerá sua credibilidade no cenário internacional e certamente contribuirá para a recepção de investimentos estrangeiros.

 

Autor(a): Nadia de Araujo, Lidia Spitz e Carolina Noronha são sócias de Nadia de Araujo Advogados

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Artigo veiculado pelo  Valor Econômico S.A. no dia 06/02/2014